Como escrever um e-mail profissional: estrutura e modelos

Por que o e-mail ainda importa

Mesmo com tantos aplicativos de mensagem, o e-mail continua sendo o canal formal do trabalho. É por ele que se enviam propostas, currículos, cobranças e documentos. Um e-mail confuso atrasa respostas e passa uma imagem ruim.

A boa notícia é que existe uma estrutura simples que funciona em quase todos os casos. A gente mostra a estrutura e alguns modelos.

A estrutura de um bom e-mail

1. Assunto claro

O assunto diz do que se trata e, se possível, o que você precisa. Compare:

• Fraco: "Dúvida".
• Bom: "Prazo de entrega do relatório de outubro".

2. Saudação

"Olá, Marina," ou "Bom dia, Marina," funcionam na maior parte dos casos. Para situações mais formais, use "Prezada Marina,". Evite "Querida" com quem você não tem intimidade.

3. O pedido na primeira linha

Diga logo o que você precisa. Quem lê muitos e-mails por dia agradece. Depois, explique o contexto, se for necessário.

4. Contexto curto

Use parágrafos curtos. Se houver vários itens, use uma lista. Um assunto por e-mail facilita a resposta.

5. Próximo passo

Termine dizendo o que deve acontecer agora: "Você consegue me enviar até sexta-feira?" ou "Fico no aguardo da sua confirmação."

6. Despedida e assinatura

"Atenciosamente," e "Abraços," são as despedidas mais comuns, da mais formal para a mais próxima. Na assinatura, coloque nome, cargo e um contato.

Modelo 1: pedido de informação

Assunto: Prazo para entrega do relatório de outubro

Olá, Marina,

Gostaria de confirmar o prazo para a entrega do relatório de outubro.

Pergunto porque preciso organizar a coleta dos dados com a equipe nesta semana.

Você pode me confirmar até quarta-feira?

Obrigado,
João Silva
Analista de Vendas

Modelo 2: retomar um assunto sem resposta

Assunto: Proposta de orçamento enviada em 10/10

Olá, Carlos,

Retomo o e-mail abaixo sobre a proposta de orçamento. Consegue me dizer se ela foi aprovada ou se precisa de algum ajuste?

Se for mais fácil, posso explicar os detalhes numa ligação rápida.

Abraços,
Ana Souza

Modelo 3: envio de documento

Assunto: Contrato assinado: prestação de serviços

Bom dia, Paula,

Segue em anexo o contrato assinado.

Peço, por favor, que me envie a sua via assinada quando possível.

Atenciosamente,
Ricardo Lima

Atenção aqui: antes de enviar, confira o anexo, o nome da pessoa e o endereço de e-mail. Esquecer o anexo ou trocar o nome do destinatário são os erros mais comuns.

Erros que passam má impressão

• Assunto vazio ou vago.
• Texto todo em letras maiúsculas, que soa como grito.
• Parágrafos enormes, sem divisão.
• Gírias e abreviações de mensagem, como "vc" e "blz".
• Erros de português que uma releitura resolveria.

No serviço público, as regras são mais formais. O artigo sobre redação oficial e o Manual da Presidência explica como funcionam.

Escrever bem abre portas no trabalho

Antes do próximo e-mail, faça o teste: o pedido está na primeira linha? O próximo passo está claro? Para outros textos do dia a dia, veja o artigo sobre escrita no trabalho.

Se você quer escrever com mais clareza em qualquer situação, conheça o curso Técnicas de Redação e de Escrita, com um escritor como professor.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre e-mail profissional

Fontes consultadas: Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição (gov.br).